Política de Tratamiento de Datos Personales
GlowBot · Versión 2026-10
1. Quién responde por sus datos
Responsable del Tratamiento: Wilson Vergara Duarte, quien opera la plataforma GlowBot.
| Domicilio | Arauca, Colombia |
|---|---|
| Correo electrónico | [email protected] |
| Teléfono | 305 897 2145 |
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y de las demás normas que las modifiquen o complementen.
2. Un punto que conviene entender antes de seguir
GlowBot trata dos conjuntos de datos distintos, y la ley los trata de forma distinta.
Datos de los establecimientos y sus administradores. Cuando un negocio se registra en GlowBot, entrega el nombre de su administrador, un correo electrónico, un teléfono y los datos de su negocio. Respecto de estos datos, GlowBot es el Responsable del Tratamiento y esta política los cubre por completo.
Datos de los clientes finales. Cuando una persona agenda una cita en una barbería, salón o spa que usa GlowBot, entrega su nombre y su teléfono a ese establecimiento, no a GlowBot. El establecimiento decide para qué los usa, a quién atiende y a quién no. Respecto de estos datos, el Responsable es el establecimiento y GlowBot actúa únicamente como Encargado: los procesa por cuenta del establecimiento y siguiendo sus instrucciones.
En la práctica: si usted agendó una cita en una barbería y quiere conocer, corregir o eliminar sus datos, el destinatario natural de su solicitud es la barbería. GlowBot atenderá también esas solicitudes en su calidad de Encargado y las trasladará al establecimiento correspondiente.
3. Qué datos recogemos y para qué
3.1 De los establecimientos (GlowBot como Responsable)
| Dato | Finalidad |
|---|---|
| Nombre del administrador y correo electrónico | Crear y administrar la cuenta; autenticación; recuperación de contraseña |
| Teléfono del negocio | Contacto operativo y soporte |
| Nombre, tipo, municipio y dirección del negocio | Identificar el establecimiento y mostrarlo en su página pública de reservas |
| Comprobantes de pago de la suscripción | Verificar los pagos y llevar el control de la suscripción |
| Registros técnicos de uso | Seguridad, diagnóstico de fallas y control de abuso |
No recogemos datos sensibles de los administradores. No usamos sus datos para publicidad de terceros ni los vendemos.
3.2 De los clientes finales (GlowBot como Encargado)
| Dato | Finalidad |
|---|---|
| Nombre y teléfono | Identificar al cliente y gestionar su cita |
| Fecha, hora, servicio y profesional | Prestar el servicio de agendamiento |
| Registro de inasistencia | Permitir al establecimiento llevar control de citas incumplidas |
| Bloqueo de un número y su motivo | Permitir al establecimiento restringir la reserva en línea |
| Conversación con el asistente | Procesar la solicitud de cita y auditar el funcionamiento del sistema |
El establecimiento define estas finalidades. GlowBot no usa estos datos para fines propios distintos de operar la plataforma y garantizar su seguridad.
4. Sus derechos
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley exceptúe ese requisito.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Puede ejercerlos usted mismo, o a través de su representante o causahabiente, acreditando esa condición.
5. Cómo ejercer sus derechos
Escriba a [email protected] indicando su nombre, un dato de contacto, la descripción de lo que solicita y, si aplica, el establecimiento con el que agendó.
Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no fuera posible atenderla en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. Si considera que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hemos incumplido algún deber legal, puede presentar un reclamo. Se atenderá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo estuviera incompleto, le pediremos que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si no fuera posible atenderlo en el plazo, le informaremos los motivos y la nueva fecha.
Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, la ley exige haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
6. Dónde están sus datos
GlowBot funciona sobre servicios de terceros que operan fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos:
| Proveedor | Qué procesa |
|---|---|
| Railway | Alojamiento de la aplicación y de la base de datos |
| Cloudflare | Dominio, red de entrega y enrutamiento de correo |
| Cloudinary | Almacenamiento de los comprobantes de pago |
| Resend | Envío de correo transaccional |
| Anthropic | Procesamiento de las conversaciones del asistente |
Esto implica una transferencia internacional de datos personales. Al aceptar esta política usted autoriza expresamente dicha transferencia, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Estos proveedores actúan como encargados y solo tratan los datos para prestar el servicio contratado.
7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger la información:
- Cifrado en tránsito (HTTPS) en todo el sitio.
- Contraseñas almacenadas mediante funciones de derivación de clave, nunca en texto legible.
- Aislamiento de datos entre establecimientos: ningún negocio puede acceder a la información de otro.
- Acceso restringido a la base de datos, sin exposición pública.
- Copias de seguridad periódicas, verificadas y almacenadas de forma independiente.
Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si llegara a producirse un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos y daremos aviso a la autoridad cuando la ley lo exija.
8. Por cuánto tiempo conservamos los datos
Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante el tiempo adicional necesario para atender obligaciones legales, contables o de defensa jurídica. Cumplidas esas finalidades, se suprimen o se anonimizan.
Las bases de datos de GlowBot tienen vigencia indefinida mientras la plataforma opere.
9. Menores de edad
GlowBot no está dirigido a menores de edad ni solicita deliberadamente sus datos. Cuando un menor acuda a un establecimiento, corresponde a este obtener la autorización de sus padres o representantes legales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
10. Cambios
Podemos modificar esta política. Los cambios sustanciales se comunicarán a través de la plataforma antes de su entrada en vigencia. La versión publicada en glowbot.com.co/privacidad es siempre la vigente, e indica su número de versión.
Versión 2026-10